Hvad er RPA software

Har du nogensinde tænkt over, hvor meget tid du bruger på kedelige, gentagne opgaver på kontoret? Du ved, de der opgaver hvor du kopierer data fra ét system til et andet, sender standardmails eller opdaterer regneark med de samme informationer igen og igen. Det er præcis her RPA-teknologien – eller Robotic Process Automation – kommer ind i billedet som en digital frelser for det moderne kontor.

Hvad er RPA egentlig, og hvorfor bør du interessere dig for det?

Forestil dig, at du har en digital assistent, der kan programmeres til at udføre præcis de samme handlinger på computeren, som du selv ville gøre. Den kan klikke, taste, kopiere, indsætte og navigere mellem programmer – alt sammen præcis som et menneske ville gøre det, bare hurtigere og uden fejl. Det er i al sin enkelhed essensen af RPA kontorrobotter.

Jeg husker tydeligt første gang jeg så en kontorrobot i aktion. Det var næsten hypnotiserende at se, hvordan musemarkøren bevægede sig på egen hånd, åbnede programmer, loggede ind på systemer og behandlede data i et tempo, der fik selv den hurtigste sagsbehandler til at ligne en skildpadde. Det var som at have fået en usynlig kollega, der aldrig holder pause.

Hvordan fungerer RPA i praksis?

Den store misforståelse om RPA er, at vi taler om fysiske robotter, der går rundt på kontoret. I virkeligheden er RPA software, der kører på almindelige computere. Softwaren er designet til at imitere menneskers interaktion med digitale systemer.

Lad mig bryde det ned i nogle simple trin:

1. Identificering af processer: Først identificerer man de processer, der er repetitive, regelbaserede og tidskrævende
2. Kortlægning: Herefter kortlægges den præcise proces trin for trin
3. Programmering: Robotten programmeres til at følge disse trin
4. Implementering: Robotten sættes i gang med at udføre opgaverne
5. Overvågning: Resultaterne overvåges og processen optimeres løbende

Men hvad kan disse digitale assistenter egentlig klare? Lad os kigge på nogle typiske anvendelsesområder:

Typiske RPA-anvendelser i virksomheder

Hvad er fordelene ved at implementere RPA?

Er RPA bare endnu et buzzword eller er der reelle fordele? Baseret på erfaringer fra virksomheder, der har implementeret RPA, er fordelene faktisk ganske håndgribelige:

• Tidsbesparelse: Robotter arbejder hurtigere end mennesker og kan arbejde 24/7
• Fejlreduktion: Robotter laver ikke tastefejl eller glemmer trin
• Medarbejdertilfredshed: Kedelige opgaver automatiseres, så medarbejdere kan fokusere på mere værdiskabende arbejde
• Skalerbarhed: Nem op- og nedskalering efter behov
• Konsistens: Samme høje kvalitet hver gang

Der er noget befriende ved at se sine mest trivielle arbejdsopgaver blive overtaget af en digital kollega. Det første RPA-projekt jeg var involveret i, frigav over 20 timer ugentligt for en økonomimedarbejder – tid der i stedet blev brugt på analyse og strategisk arbejde.

Hvordan kommer man i gang med RPA?

Er du blevet nysgerrig på, hvordan din virksomhed kan komme i gang med RPA? Det behøver faktisk ikke være så kompliceret, som det måske lyder. Her er en simpel køreplan:

1. Start med at identificere simple, gentagne processer
2. Vælg en proces med højt volumen og lav kompleksitet
3. Søg eksperthjælp til den første implementering
4. Mål resultaterne og dokumentér succesen
5. Udvid gradvist til flere processer

Det største fejltrin mange virksomheder begår, er at de starter for ambitiøst. RPA løsninger egner sig bedst til veldefinererede processer uden for mange undtagelser. Start småt, høst de lavthængende frugter og byg erfaring, før I kaster jer over de mere komplekse processer.

Husker du dengang vi skulle vænne os til smartphones? RPA er lidt det samme – når først du har set mulighederne, er det svært at forestille sig en arbejdsdag uden.